Manual de la administración

01 El panel de administración #

Al iniciar sesión llegas a /admin. El menú lateral agrupa las tareas por el momento del trabajo.

Maqueta ilustrativa del panel.

El número junto a Pagos por validar indica cuántos pagos informados esperan tu confirmación. Solo ves y gestionas los edificios que administras (o aquellos donde administras una zona).

02 Puesta en marcha #

El asistente de Configuración muestra qué falta para que el edificio opere y te lleva a cada paso.

1. Datos del proyecto: nombre, tipo (edificio o condominio), dirección y país.
2. Método de cálculo de la cuota: cómo se reparte el gasto común.
3. Zonas o secciones (opcional, útil en condominios con varias torres o etapas).
4. Propiedades: una por una o con importación CSV.
5. Conceptos de gasto: puedes partir de una plantilla y ajustarla.
6. Áreas comunes: los espacios que se reservan o se usan libremente.

Cada paso indica si está hecho, cuántos registros tiene y ofrece Configurar o Revisar.

03 Crear el edificio #

Edificios › Nuevo edificio. Quien lo crea queda como su administrador.

• Identificación: nombre, tipo (edificio o condominio) y total de unidades de referencia.
• Reparto de la cuota, la decisión con más consecuencias:
  • Cuota igual: todas las propiedades pagan lo mismo.
  • Por área: cada una paga en proporción a sus m² (carga el área de cada propiedad).
  • Por ratio (alícuota / coeficiente): cada una paga su porcentaje fijo del reglamento (carga el ratio de cada propiedad).
• Dirección y país. Elegir el país propone su moneda; VivePlus opera en 15 países de Latinoamérica.
• Cuota base: monto, moneda, frecuencia (mensual a anual) y día del mes en que vence.

Puedes editar el edificio en cualquier momento; un cambio del método de reparto afecta a los recibos que emitas desde entonces. Eliminar un edificio está reservado al super administrador.

04 Cuentas de cobro y recargo por mora #

En el mismo formulario del edificio, dos tramos que los residentes ven junto a su recibo.

Dónde pagan los vecinos

1. Añade una cuenta con + Cuenta bancaria o con el botón de billeteras del país (por ejemplo, + Yape / Plin).
2. Completa los datos: banco o billetera, titular, número de cuenta o celular, la cuenta interbancaria con su nombre local (CCI, CLABE, CBU…) y una indicación, como «indica tu n.º de departamento en la glosa». Puedes registrar también «Efectivo en oficina».
3. Guarda. Los residentes las ven en Cómo pagar con botón para copiar.

Recargo por mora

• Tipo: sin recargo, importe fijo o porcentaje del recibo (máximo 20 %).
• Días de gracia: cuántos días después del vencimiento se espera antes de aplicarlo.
• Se aplica automáticamente cada día a las 09:00, una sola vez por recibo, nunca sobre otro recargo ni sobre un pago en revisión. Debe coincidir con lo que fija el reglamento interno.

05 Zonas #

En Zonas divides un condominio en torres, etapas o sectores, y puedes asignar a cada zona su propio administrador. Quien administra una zona puede gestionar el edificio al que pertenece. Las propiedades se asignan a su zona desde su ficha.

06 Propiedades #

Una por una

Propiedades › Nueva propiedad: edificio, zona, número, piso, tipo (departamento, estacionamiento / local, oficina, penthouse, bodega / otro), área, ratio, dormitorios, baños, propietario y estado (ocupado, vacante, en venta, en renta). El formulario resalta el campo que necesita el método de reparto del edificio.

Importación masiva (CSV)

1. Ve a Propiedades › Importar CSV y descarga la plantilla.
2. Complétala con estas columnas: unit_number, floor, type, size_value, size_unit, bedrooms, bathrooms, ratio, owner_name, owner_email.
3. Súbela eligiendo el edificio. Las filas con problemas (por ejemplo, un número de unidad repetido) se informan sin detener el resto.

07 Propietarios y residentes #

Una propiedad tiene un titular (paga, ve los recibos y vota) y puede tener residentes: inquilinos, familiares o copropietarios que también ven sus recibos, informan pagos, reservan y anuncian visitas.

1. La persona necesita una cuenta. O la creas con la importación CSV, o le pides que se registre en Crear cuenta con su correo.
2. Asignar el titular: en Propiedades › Editar, elige el propietario.
3. Añadir residentes: en la ficha de la propiedad, Añadir residente: búscalo por nombre o correo, elige la relación (inquilino, familiar, copropietario u otro) y si es el contacto principal.

Desde la misma ficha puedes quitar a un residente cuando se muda (al titular se le cambia desde Editar) y abrir el estado de cuenta de la propiedad.

08 Conceptos de gasto #

Los conceptos son las partidas que forman el recibo: vigilancia, limpieza, agua de áreas comunes, mantenimiento de ascensores, fondo de reserva… Cada uno es común o específico, y fijo o variable (el dashboard los separa en recurrentes y extraordinarios). Puedes darles un monto por defecto. El asistente de configuración ofrece plantillas para empezar.

09 Generar recibos #

1. Abre Generar recibos y elige el edificio y la fecha de vencimiento.
2. Marca los conceptos a incluir y escribe el monto total de cada uno para todo el edificio.
3. Genera. VivePlus reparte cada concepto entre las propiedades según el método del edificio, crea un recibo por propiedad con el detalle de cada partida y lo envía por correo a cada propietario.

Para un cargo puntual a una sola propiedad (una multa, el uso del salón), usa Pagos › Nuevo cargo.

10 Pagos y cobros #

Pagos lista todos los recibos de tus edificios, con filtros Por cobrar, En revisión y Pagados.

• Registrar cobro — cuando el pago te llega directamente: efectivo en la oficina, un depósito que ya viste en el extracto, un cheque. Indica el medio, la fecha y el número de operación; el recibo queda pagado y el cobro se anota en la auditoría.
• Recibo — el detalle imprimible. Desde ahí, Enviar por correo lo reenvía al propietario.
• Editar — corregir concepto, descripción, monto, vencimiento o estado (por ejemplo, cancelado para anular un recibo emitido por error, o parcial).
• Nuevo cargo — un recibo individual para una propiedad.

11 Pagos por validar #

Los residentes informan sus transferencias y pagos por billetera con el comprobante. Esta pantalla está pensada para trabajarla con el extracto del banco abierto al lado.

1. Revisa cada pago informado: importe, medio y banco o billetera, fecha, número de operación, la nota del residente y el comprobante (tócalo para abrirlo en grande). Si el importe no coincide con el del recibo, se marca en ámbar.
2. Si lo encuentras en tu cuenta, toca Confirmar pago. El recibo queda pagado con los datos informados y el residente recibe el aviso.
3. Si no, toca Rechazar y escribe el motivo (es obligatorio y es lo que lee el residente). El recibo vuelve a su estado anterior para que pueda informarlo de nuevo.

Los filtros Confirmados y Rechazados guardan el historial, con quién respondió. Los comprobantes son privados: solo los ven quien los subió y la administración del edificio.

12 Lo que ocurre solo #

13 Estado de cuenta #

En la ficha de cada propiedad, Estado de cuenta muestra cargos, abonos y saldo corrido, con el resumen de cargado, pagado, saldo y vencido. Se imprime o guarda en PDF; con saldo cero incluye la constancia de no adeudo que piden notarías e inmobiliarias.

14 Egresos #

1. En Egresos, toca Registrar egreso.
2. Completa: descripción, partida (personal, servicios, mantenimiento, ascensores, seguridad, limpieza, jardinería, administración, seguros, impuestos, mejoras u otro), concepto de gasto opcional, importe, fecha de pago, proveedor y número de factura o boleta.
3. Adjunta la factura (foto o PDF) y guarda.

Filtra por mes, edita o elimina; el pie de la tabla suma el período. Cada egreso aparece en Cuentas claras para todos los residentes, con su comprobante. Registrar el gasto el día que se paga evita preparar un informe a fin de año.

15 Dashboard financiero y cuentas claras #

Dashboard financiero

• Cobrado y qué porcentaje de lo emitido representa (tasa de cobranza).
• Por cobrar y morosidad (lo vencido y cuántas unidades deben).
• Pagos por validar: lo informado que espera tu confirmación.
• Egresos registrados y saldo en caja (lo cobrado menos lo gastado).
• Lo emitido separado en recurrente y extraordinario.

Cuentas claras

La misma vista que tienen los residentes: cobrado y gastado en 12 meses, saldo, gráfico mensual, reparto por partidas y egresos recientes. Lo cobrado se cuenta por fecha de pago, así que el saldo coincide con el extracto bancario.

16 Áreas comunes #

Cada área tiene una de tres formas de gobierno.

Reglas que puedes fijar: horario de apertura y cierre, días disponibles, duración mínima y máxima, anticipación mínima (horas) y máxima (días), reservas activas por persona, capacidad y cuántas reservas simultáneas admite (por ejemplo, dos canchas).

Cierres programados: bloquea fechas por mantenimiento con un motivo; nadie puede reservar en ese período.

17 Reservas #

En Reservas, el filtro Por revisar muestra las solicitudes de áreas con aprobación. Aprobar o Rechazar; el residente recibe un aviso. Al aprobar, VivePlus vuelve a comprobar que el horario siga libre: si alguien lo ocupó mientras la solicitud esperaba, te lo indica.

18 Anuncios #

1. Anuncios › Nuevo anuncio. Puedes partir de una de las siete plantillas: corte de agua, mantenimiento de ascensor, convocatoria a junta, recordatorio de cuota, aviso de seguridad, área común no disponible y bienvenida a nuevos residentes.
2. Ajusta el texto, la prioridad (baja, media, alta, urgente), la categoría y la fecha de caducidad si la tiene.
3. Elige quién lo ve: todos, solo propietarios, solo inquilinos o solo administradores.
4. Publicar anuncio. Los destinatarios reciben un aviso en la app y por correo.

19 Votaciones #

1. Votaciones › Convocar votación: escribe la pregunta, el contexto (presupuesto, cotizaciones) y las opciones (de 2 a 10).
2. Elige el peso del voto: un voto por propiedad, por área (m²) o por coeficiente / alícuota. Si eliges área o coeficiente y alguna propiedad no tiene ese dato cargado, VivePlus no te deja convocar hasta completarlo.
3. Fija la apertura (vacía = ahora) y el cierre. Decide si los vecinos ven los resultados parciales o solo al cierre.
4. Convocar y avisar. Todos los titulares reciben la notificación.

• Ves en todo momento el porcentaje de cada opción y la participación medida en peso, que es como se calcula el quórum.
• El voto es secreto: ves cuántas propiedades votaron, nunca qué votó cada una.
• Cerrar ahora termina la votación antes de tiempo. Una votación con votos no se puede eliminar.

20 Incidencias #

Los problemas que reportan los residentes llegan con aviso y aparecen en Incidencias (abiertas, resueltas o todas). Abre una para ver el detalle y cambiar su estado (abierto, en progreso, resuelto, cerrado) y prioridad, y escribir la respuesta. Al resolverla o cerrarla, el residente recibe la respuesta.

21 Portería y personal #

En Portería tienes la misma consola que usa el conserje (ver el manual del conserje) y, debajo, la gestión del personal.

1. Toca Dar de alta en Personal de portería.
2. Escribe nombre, correo (será su usuario), teléfono y una contraseña inicial de al menos 8 caracteres con letras y números. Entrégasela en persona.
3. Al entrar, el conserje ve solo la consola de portería de ese edificio.

Quitar acceso lo desvincula y cierra sus sesiones; los ingresos que registró siguen firmados con su nombre.

22 Reportes y auditoría #

• Reportes de uso: ocupación de las propiedades y utilización de las áreas comunes.
• Tendencias de gasto: lo emitido y cobrado mes a mes, agrupado por temporadas (según el hemisferio del país), tasa de cobranza y proyección de los próximos meses, con el método explicado en pantalla.
• Registro de auditoría: quién cambió qué y cuándo (recibos, cobros, emisiones, validaciones, recargos, cambios de rol, accesos…), con filtros. Es inmutable: nadie puede editarlo.

23 Rutina del mes #

1. Inicio de mes: genera los recibos del período.
2. Cada día o cada dos días: valida los pagos informados contra el extracto y registra los cobros en efectivo.
3. A medida que pagas: registra cada egreso con su factura.
4. Antes del vencimiento: los recordatorios salen solos; publica un anuncio si hace falta.
5. Después del vencimiento: la mora se aplica sola; revisa la morosidad en el dashboard.
6. Fin de mes: revisa Cuentas claras: es lo que verá la junta.

24 Preguntas frecuentes #